Wdrażanie nowych technologii w małej lub średniej firmie to zawsze wyzwanie. Zwłaszcza jeśli mówimy o sztucznej inteligencji – dziedzinie, która wydaje się odległa, skomplikowana i zarezerwowana dla dużych graczy z własnym działem IT.

Tymczasem AI można wdrożyć skutecznie i bezpiecznie także w sektorze MŚP – pod warunkiem, że podejdziemy do tego z planem i odpowiednim wsparciem. Właśnie dlatego powstał ten przewodnik – oparty na rzeczywistym procesie, który wspólnie realizują dwa zespoły: Numlabs, specjalizujący się w projektowaniu i wdrażaniu rozwiązań AI, oraz Elpartners, ekspertów od funduszy unijnych i pozyskiwania dofinansowania na innowacje.

Ten tekst to nie teoria, ale realna propozycja współpracy – krok po kroku pokazująca, jak przygotować firmę do wdrożenia AI, jak przejść przez proces finansowania i jak uniknąć typowych błędów po drodze.

Krok 1: Diagnoza – czy w Twojej firmie jest miejsce na AI?

Pierwszy etap to wspólna analiza. Często słyszymy pytania: „Czy w ogóle potrzebujemy AI?” albo „Czy u nas to ma sens?”. Właśnie na te pytania odpowiadamy wspólnie na początku.

Numlabs prowadzi warsztaty i spotkania z zespołem klienta, by zidentyfikować obszary, które mogą zostać zautomatyzowane lub usprawnione – od prostych zadań administracyjnych po procesy wymagające analizy danych. Czasem okazuje się, że już drobna zmiana (np. wdrożenie robota do przenoszenia danych między systemami) przynosi realne odciążenie zespołu. Innym razem naturalnie pojawia się potrzeba stworzenia prototypu nowego rozwiązania – np. predykcyjnego modelu wspierającego planowanie produkcji czy analizy leadów sprzedażowych.

Elpartners włącza się już na tym etapie. Na podstawie zdiagnozowanych potrzeb potrafi wskazać możliwe źródła finansowania – niezależnie od tego, czy planujemy prostą automatyzację, czy projekt badawczo-rozwojowy. Kluczowe jest tu doświadczenie Elpartners w tłumaczeniu potrzeb biznesowych na język funduszy i konkursów dotacyjnych. Dzięki temu już na starcie wiemy, czy i gdzie warto starać się o środki.

Krok 2: Wybór rozwiązania i określenie celu projektu

Nie każda firma potrzebuje chatbotów albo własnych modeli językowych. Czasem wystarczy dobrze wdrożony RPA (robotyzacja procesów), który automatyzuje odczytywanie faktur, mail czy generowanie “inteligentych raportów”. Czasem najlepszym rozwiązaniem będzie prosty asystent AI, który wspiera pracowników w codziennej pracy. A w niektórych przypadkach optymalnym rozwiązaniem będzie stworzenie czegoś zupełnie nowego na bazie prac R&D.

Numlabs nie oferuje gotowych produktów – każdorazowo dopasowujemy technologię do rzeczywistych procesów i zasobów klienta. Nie sztuką jest zaproponować modne narzędzie – sztuką jest dobrać takie, które naprawdę przyniesie wartość i nie będzie obciążać zespołu.

Na tym etapie Elpartners odgrywa kluczową rolę doradczą. Z doświadczenia wiemy, że wiele firm pomija krok dopasowania projektu do wymogów formalnychi merytorycznych dotacji – przez co później tracą punkty lub nie mogą go rozliczyć. Wspólnie z klientem i zespołem ekspertów Elpartners doprecyzowuje ramy projektu: jego zakres, harmonogram, wskaźniki, budżet. Dzięki temu mamy pewność, że rozwiązanie, które wdrażamy, nie tylko spełnia potrzeby biznesowe, ale też spełnia wymagania konkursowe.

Krok 3: Aplikowanie o dofinansowanie – bezpiecznie i z głową

Moment składania wniosku o dofinansowanie bywa stresujący – wymaga uzupełnienia dokumentów, oszacowania kosztów i opisania technologii. Właśnie dlatego Elpartners przejmuje odpowiedzialność za cały proces aplikacyjny. Klient nie musi samodzielnie analizować regulaminów, szukać właściwego konkursu ani zajmować się szczegółami proceduralnymi.

Co ważne, wnioski są przygotowywane we współpracy z Numlabs, co zapewnia spójność między częścią technologiczną a formalną. To eliminuje ryzyko rozbieżności między planem wdrożenia, a opisem w dokumentacji.

Dodatkowo, Elpartners przygotowuje klienta na ewentualne pytania lub obronę projektu przed instytucją przyznającą dotację – dzięki czemu cały proces przebiega płynnie.

Krok 4: Wdrożenie – realizacja zgodna z harmonogramem i założeniami projektu

Po otrzymaniu dofinansowania przystępujemy do realizacji projektu zgodnie z harmonogramem i zakresem określonym we wniosku. Nie działamy eksperymentalnie ani „na próbę” – każda faza wdrożenia wynika z wcześniej zaplanowanej koncepcji, która została zaakceptowana przez instytucję finansującą.

- Numlabs odpowiada za implementację rozwiązań technologicznych w ścisłej współpracy z zespołem klienta. Proces wdrożenia osadzony jest w realiach konkretnej organizacji – z uwzględnieniem istniejącej infrastruktury, narzędzi i zasobów. Na bieżąco konsultujemy postępy prac, zbieramy feedback i trzymamy się uzgodnionych wymagań funkcjonalnych.

- Elpartners dba o to, by wszystkie działania realizowane były zgodnie z zasadami kwalifikowalności kosztów, a dokumentacja prowadzona była w sposób zgodny z wymaganiami instytucji finansujących. W ten sposób zapewniamy bezpieczeństwo formalne całego przedsięwzięcia.

Krok 5: Realizacja końcowa i rozliczenie projektu

W ostatnich etapach projektu przechodzimy do pełnego uruchomienia rozwiązania i jego integracji z procesami klienta – zgodnie z końcowymi kamieniami milowymi. Dalszy rozwój systemu, jego optymalizacja czy rozszerzenie funkcjonalności są możliwe, ale stanowią osobne decyzje inwestycyjne – często wynikające z sukcesu pierwszego etapu.

Numlabs pozostaje partnerem technologicznym również po wdrożeniu – zapewniając wsparcie operacyjne, rozwój oraz możliwość dalszej współpracy. Z kolei Elpartners prowadzi klienta przez proces rozliczenia projektu – weryfikując poprawność wydatków, przygotowując wnioski o płatność i reprezentując firmę wobec instytucji finansującej, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Dzięki takiej strukturze współpracy firma nie tylko korzysta z nowoczesnego rozwiązania AI, ale również zyskuje pewność, że cały proces – od koncepcji po rozliczenie – został przeprowadzony profesjonalnie, transparentnie i bezpiecznie.

Podsumowanie:

Ten przewodnik to nie lista uniwersalnych porad, ale opis sprawdzonego modelu współpracy, który z powodzeniem zrealizowaliśmy już z wieloma firmami z sektora MŚP.

Numlabs to partner technologiczny, który potrafi przełożyć potrzeby biznesowe na działające rozwiązania oparte na AI. Elpartners to partner strategiczny, który zna wszystkie meandry systemów dotacyjnych i pomoże pozyskać dofinansowania na wdrożenie. 

Razem prowadzimy firmy przez cały proces – od pierwszej rozmowy, przez prototyp i finansowanie, aż po gotowe wdrożenie i jego rozliczenie. Jeśli zastanawiasz się, czy Twoja firma może na tym skorzystać – umówmy się na krótką rozmowę.

Wspólnie ocenimy potencjał i zaproponujemy dalsze kroki. Bez presji. Bez haczyków. Z myślą o realnym wdrożeniu.